השאלה הראשונה שצריכה להישאל היא "האם להכין מצגת?"
דמיינו את המפגש הנפוץ שבו מראים מצגת.
המציגה עומדת בחדר מואפל. מולה יושב ה"קהל". מאחורי המציגה נמצא המסך שעליו מוקרנת המצגת.
(בשביל הכיף, השימוש כאן הוא בלשון נקבה, אבל הכוונה היא גם לגברים)
המציגה מפעילה את המחשב שממנו מופעלת המצגת ומדברת אל הקהל באותו הזמן.
הקהל מסתכל על המציגה ועל המסך, מקשיב למציגה ואולי גם מסתכל בתדפיס המצגת שקיבל מראש.
מה לא בסדר בתמונה הזאת? כמעט הכל!
לפני שמתחילים
לפני שמתחילים בהכנת מצגת למפגש, שאלו את עצמכם:
- מה המטרות שאני רוצה להשיג במפגש?
- מי המשתתפים?
- מה אני רוצה להגיד?
מפגשים שונים מתקיימים במסגרות שונות.
מה סוג המפגש?
- הרצאה
- שיחה פתוחה
- דיון מונחה
- פאנל
- הצגת נושא
שאלו את עצמכם:
- האם מתאים להשתמש במצגת כדי להשיג את המטרות שנקבעו?
- האם מתאים להשתמש במצגת במפגש עם סוג המשתתפים הצפוי?
- האם מצגת מתאימה למסר שאני רוצה להעביר?
- האם מצגת מתאימה לסוג המפגש?
- אולי האירוע יהיה יותר מוצלח בלי מצגת?
- אולי תחסכו לעצמכם עבודה?
אם כבר החלטתם להכין מצגת
ארגוני שינוי חברתי מקדמים את מטרותיהם על ידי הגדלת מעגלי המעורבות והעמקת ההשתתפות. אירוע שלא מעודד שיחה הוא אירוע שלא מקדם את מטרות הארגון.
באירועים שבהם יש מציגה ומשתתפים, המטרה היא להעביר למשתתפים מסר ברור - אחד או יותר. האפלת החדר וחשיפת המשתתפים לכמה מוקדים שאליהם הם צריכים לשים לב פוגעת במטרה זו.
בזמן שהמציגה מדברת, מוקד תשומת הלב של המשתתפים חייב להיות עליה ולא על המצגת.
לפעמים, מציגים מפחדים מעמידה מול קהל ואז המצגת שמאחוריהם והמחשב שאיתו הם צריכים "להתעסק" משמשים להם אמצעי להתחמקות מהמשימה שלפניהם הם עומדים. בכל זמן, מוקד תשומת הלב של המציגה צריך להיות המשתתפים ולא הפעלת המחשב.
מצגת - תסריט או מידע?
הרבה פעמים משתמשים המציגים במצגת כמתווה (או "תסריט") לשיחה. הם קוראים מהמסך את מה שהם מתכוונים להגיד בעל פה. אם כך הדבר, למה לא לתת לקהל לקרוא ישר מהמסך. בשיחה שבה מעורבת מצגת, צריכים לראות על המסך דגשים למה שנאמר בעל פה על ידי המציגה. על המציגה להכין את מתווה השיחה ואת הנקודות החשובות בכתב ולסמן איזו שקופית מוצגת באיזה שלב.
למה מפריעה מצגת לא טובה?
- לזכור מידע. מידע רב המוצג על מסך בזמן שהמציגה מדברת לא ייחרט בזיכרונו של הקהל.
- לעודד שיחה. שיחה מתקיימת בתוך קבוצה. הנוכחות של המצגת מחוץ לקבוצה לא מאפשרת למקד את תשומת הלב לנעשה בתוך הקבוצה.
למה עוזרת מצגת טובה?
- להקל על הבנת מספרים. במידה והמציגה מדברת על מספרים, לפעמים כדאי להציג גראף שמראה את היחסים בין המספרים ואת המגמות הנובעות מהם.
- להדגיש מספרים. לפעמים רוצים להדגיש מספר אחד חשוב (לדוגמה - אחוז העניים מכלל האוכלוסייה) ואז אפשר להציג אותו על המסך כדי להגביר את הזכירה. משתתפים שיתרשמו ממספר זה או אחר ירשמו אותו בכתב ידם על הנייר ובכך יעזרו לזכירה שלו.
- להקל על הבנת תהליכים. כשמדברים על תהליכים, לפעמים כדאי להראות רשימה עם שלבי התהליך כדי שהקהל יוכל לעקוב אחר התהליך ולא "יילך לאיבוד".
- להגביר את האפקט הרגשי. כשמנסים לעורר בקהל רגשות, תמונה מתאימה ברקע יכולה להגביר את האפקט הרגשי של המלים המדוברות. צריך להתאים את מידת המניפולטיביות של התמונה למידת הציניות של הקהל. תמונות "חזקות" מדי יכולות ליצור אפקט הפוך מהמבוקש.
- לעקוב אחר השיחה. כשמחלקים את כל תוכן המצגת מראש, רוב האנשים קוראים מהדף ואז מאבדים קשב. יש לבעיה זו שני פתרונות: לפני השיחה לחלק לקהל את כותרות השיחה כך בזמן ההצגה יוכלו לרשום נקודות לשאלות או הערות. אפשרות שניה היא לתת למשתתפים את תדפיס המצגת לאחר השיחה.
- לערב את המשתתפים. מצגת יכולה לשמש כאמצעי להצגת שאלות. הדוברת יכולה להפנות שאלה למשתתפים ולהציג את השאלה על גבי המסך. הצגת השאלה על המסך יכולה לעזור למשתתפים לזכור מה הם נשאלו.
איך מעצבים מצגת?
- לתת כבוד לתוכן. שם הארגון והלוגו יכולים להיות מוצגים באופן בולט בשקופית הראשונה. בשקופיות עם התוכן, השם והלוגו צריכים להיות קטנים כדי לאפשר להגדיל את הטקסט והגראפים ככל האפשר.
- להבליט את הטקסט. על גבי מסך, טקסט בהיר בולט יותר על רקע כהה מאשר טקסט כהה על רקע בהיר. הרקע צריך להיות בגוונים כהים שונים של אותו הצבע או בצבע אחיד. הטקסט צריך להיות בהיר באופן משמעותי מהרקע. האותיות צריכות להיות גדולות ככל האפשר כך שגם היושבים רחוק מהמסך יראו טוב את המצגת.
- בלי אפקטים. מטרת המצגת להעביר מידע בצורה הברורה ביותר האפשרית. טקסטים עפים ומתחלפים בתוספת קולות ורעמים רק מסיחים את דעת הצופים מהמסר העיקרי.
- בלי מעברים בין השקופיות. במעברים מעורפלים בין שקופיות הקהל מנסה "לנחש" מה יהיה תוכן השקופית הבאה. שקופיות המופיעות באופן הדרגתי קוטעות את הקשב של הקהל ומסיחות את דעתו מהדובר או התכנים. השקופית הקודמת צריכה להעלם במקומה צריכה להופיע מייד השקופית הבאה.
- עיצוב עקבי. המטרה היא העברת מידע ולא הוכחה שאתם יודעים איך לשנות רקעים, צבעים וגופנים. הקהל צריך להתמקד בתוכן ולא בעיצוב. עיצוב מתחלף משקופית לשקופית גורם לקהל לאבד את הקשב. השתמשו באותה תבנית עיצובית בכל השקופיות.
- לא העמיס. יש רק עובדה אחת שברצונכם להדגיש? הבליטו אותה והשאירו מסביבה שטח ריק. אין שום צורך להוסיף קריקטורות, תמונות, מסגרות ועוד. לא ישלמו לכם פחות בגלל מסך ריק.
- טקסטים קצרים. אם יש צורך להציג טקסטים, אסור שיוצגו יותר משני משפטים. זה המקסימום שאותו יכולים לקלוט ולזכור המשתתפים. אם אתם לא מצליחים לצמצם את המסר לשני משפטים ברורים ובהירים, אולי לא ברור לכם על מה אתם מדברים?
- הומור. לפעמים, קריקטורה מוצלחת יכולה לחדד את המסר יותר מהרבה סיסמאות ומספרים. כמו כן, הומור מעורר את המשתתפים ועוזר "להחיות" את האירוע. חישבו טוב מי הקהל שלכם והשתמשו בהומור מתאים ולא פוגע.
מה עושים בין השקופיות?
ככלל, אין חובה לבחור בין להכין מצגת ולא להכין מצגת. אפשר להשתמש במצגת רק בחלקים של השיחה כשנדרשת הצגת מידע על המסך.
במידה ומשתמשים במצגת כדי להדגיש נקודות מסויימות בשיחה, עולה השאלה מה לעשות עם המצגת בזמן שלא מעוניינים שתשומת הלב של הקהל תופנה למסך. הפתרון הפשוט ביותר הוא להכניס שקופית שחורה בין המסכים. כך, לאחר שהמציגה גמרה לדבר על הנושא, היא תעבור לשקופית השחורה ולקהל יהיה ברור שאין על מה להסתכל חוץ מאשר על המציגה. כשיגיע הזמן להציג את השקופית הבאה, תשומת הלב של הקהל תופנה שוב למסך.
לסיכום
למצגות יש נטייה להשתלט על מפגשים. בזמן הכנת המפגש, יש לחשוב איך למקד את תשומת הלב בדוברים, בתכנים ובמעורבות המשתתפים. המצגת היא כלי בידי המציגים ולא ההפך.
נכתב על ידי חנן כהן - שתיל
