הגדרה: (מתוך ויקיפדיה)
דואר זבל (דוא"ז, בקיצור), או בשמו הלועזי ספאם (Spam), הוא דואר אלקטרוני שנשלח בידי מפרסמים (שנקראים לפעמים "ספאמרים"), במטרה לפרסם את מוצריהם, לרשימה גדולה ולא מובחנת של כתובות, בלי שהוזמנו לעשות כן על ידי הנמען. כ-60 אחוז מתעבורת הדואר האלקטרוני העולמית הם דוא"ז. אנשים רבים אינם מעונינים בקבלת דוא"ז ומנסים לסנן את הודעות הזבל, באמצעות תוכנות ייעודיות, או הפעלת מסננים ("פילטרים") בתוכנת הדואר.
חברות שעוסקות במתן שירותי הפצת דואר זבל קוצרות את כתובות האימייל ממקורות גלויים כגון אתרים, רשימות תפוצה, הודעות בפורומים וכו'. כל מי שכתובת הדואר האלקטרוני שלהם פורסמה איפה שהוא צפויים לקבל דואר זבל מחברות שקוצרות את הכתובות ממקורות גלויים.
אותן חברות משכירות את שירותיהן לחברות המפרסמות מוצרים או שירותים.
דואר הזבל הוא אחת מהתופעות הבעייתיות ביותר ברשת האינטרנט. מכיוון שכמעט ולא עולה כלום לשלוח אימיילים לכמות עצומה של כתובות, יותר ויותר עסקים וארגונים משתמשים בכלי הזה כדי להפיץ את בשורתם המסחרית או החברתית.
כמשתמשי דואר אלקטרוני, תופעת דואר הזבל מציקה ומעיקה. בכל יום אנחנו צריכים למחוק כמויות עצומות של מכתבים שלא ביקשנו לקבל מעסקים שאין לנו שום עסק איתם המפרסמים מוצרים שאנחנו לא רוצים, לא צריכים ולפעמים בכלל לא רוצים לדעת שהם קיימים כמו מוצרים להגדלת איברים שונים בגופנו. המתקדמים שבינינו מפעילים כלים לסינון דואר זבל, או במחשב שלנו עצמו או על ידי רכישת שירותי סינון דואר זבל מספק האינטרנט שלנו.
הבעיה היא שסינון אוטומטי של דואר זבל הוא תהליך קבלת החלטות על ידי תוכנה ותמיד קיים החשש שנפספס אימייל שנשלח אלינו או שאנחנו רוצים לקבל ונמחק בטעות. לכן, חלקנו לא מוחקים אוטומטית דואר זבל אלא עוברים "בעין" על הדואר ומוחקים באופן ידני. בכל מקרה, קיים עומס על הזמן שלנו והעצבים שלנו כתוצאה מכמות דואר הזבל שבה אנחנו צריכים לטפל כדי למצוא את האימיילים הלגיטימיים, או החשש שתוכנות ימחקו דואר לגיטימי.
ועכשיו תסתכלו על עצמכם בראי
אתם פעילים בארגון שמקדם רעיונות חשובים. חשוב לכם ש"כל העולם" יידע על יום העיון שלכם, או על ארוע גיוס הכספים שלכם, או על הפרסום החדש שהוצאתם. מה יותר פשוט מאשר לשלוף כל כתובת אימייל שעברה בארגון ולשלוח את המכתב לכל הרשימה? אתם אומרים לעצמכם: "אז מה אם יש סיכוי גדול שזה לא יעניין אותם, מקסימום הם ימחקו. כמה מאמץ זה ללחוץ על delete?".
ברגע אחד, מתוך כוונה טובה, אתם מצטרפים לזבלנים. אתם פתאום שוכחים את השנאה שלכם לתופעת הדואר זבל ושוכחים כמה אנרגיה אתם משקיעים בנקיון תא הדואר שלכם כדי לאפשר לכך להתייחס לאימייל החשובים באמת.
שולחי דואר הזבל רואים רק את האימייל היחיד שהם שולחים. הם אף פעם לא רואים את האימייל שלהם כחלק מתופעה או כפרט יחיד מתוך ערימה של זבל הנערמת בתאי הדואר של הנמענים שלהם.
ככל שגוברת המודעות האישית של המקבלים לעלות של דואר הזבל בזמן והעצבים , גוברת גם האפשרות שמקבלי דואר זבל יפתחו דעה שלילית על השולחים. אחד הנכסים החשובים שיש לארגון הוא הדימוי שלו. ארגון ששולח מכתבים שמראש יש סיכוי שלא יעניינו את הנמענים מסכן את הדימוי שלו וגורם לכך שבעתיד נמענים ימחקו את האימיילים המתקבלים מהארגון בלי לפתוח אותם אפילו. לכן, השאלה שצריכים לשאול את עצמם ארגונים לגבי משלוח דואר לרשימות לא ממוקדות של נמענים שלא בהכרח יהיו מעוניינים בקבלת הדואר היא "האם במשלוח האימייל הזה אנחנו לא עושים לעצמנו יותר נזק מאשר מפיקים תועלת?"
איך לשלוח תוך כדי מחשבה על המקבלים?
במפגש שלהם עם אימייל שנחשד כדואר זבל, המקבלים מתעצבנים מכמה דברים:
- הם יודעים שהשולח לא חשב מראש האם האימייל הזה יהיה רלוונטי להם
- הם לא ביקשו לקבל את הדואר הזה והם איבדו אמונה ביכולת שלהם לבקש להפסיק לקבל דואר מהשולח
- הם חשים שמנסים לפתות אותם לפתוח אימיילים שאחר כך מתבררים כלא רלוונטים להם
איך לעשות נכון?
רשימות ממוקדות: כדי לשלוח אימיילים שהם רלוונטיים למקבלים, יש לשלוח אותם רק לנמענים השייכים לקבוצות ממוקדות. קיימים כלים המאפשרים הקמה ותחזוקה של רשימת תפוצה אחת ולשייך כל כתובת ברשימה למספר קטגוריות. אפשר ליצור קטגוריות לאזורים בארץ ולשלוח אימייל על ארוע רק לאלה שגרים בקרבת מקום ועל ידי כך לא להרגיז את אלה שרוב הסיכויים שלא יחשבו בכלל להגיע. אפשר ליצור קטגוריות על פי סוג הקשר עם הארגון - תורמים, תורמים פוטנציאלים, מתנדבים, חברים, פעילים וכו'.
תוכן ממוקד: משלוח אימייל לרשימה רחבה ובלתי ממוקדת גוררת אחריה בהכרח תוכן בלתי ממוקד. משלוח אימייל לרשימה ממוקדת תגרום לחשוב יותר בבהירות איזה מסר הארגון רוצה להעביר לאותה קבוצה ולאיזו פעולה או תגובה לכוון את המקבלים.
אפשרות הסרה: כל אימייל לרשימות תפוצה חייב לכלול הסבר על האפשרויות העומדות בפני המקבל לא להמשיך לקבל מכם עוד אימיילים מסוג זה. במידה וקיבלתם בקשה להסרה מרשימת תפוצה, יש לכבד את הבקשה בלי להתווכח. יש לשלוח בחזרה למבקש אישור על קבלת הבקשה וביצוע ההסרה.
ציון כתובת הנמען בתוך המכתב: הרבה אנשים מרכזים כמה כתובות אימייל לתיבה אחת. אם שולחים מכתב ללא כתובת הנמען, אין אפשרות לנמען להסיר את עצמו כי הוא לא יודע לאיזו כתובת נשלח המכתב.
שורת נושא ברורה: בפני הנמענים של האימייל שלכם עומדות שלוש אפשרויות: למחוק, להשאיר לאחר כך ולפתוח. אתם רוצים שהם יפתחו אותו. כדי שהמקבלים יפתחו את המכתב, שורת הנושא חייבת להבהיר למקבלים מה מה מצפה להם כשיפתחו את המכתב. אימיילים ללא שורת נושא הם הגרועים ביותר כי הם גורמים למקבלים עוד יותר בזבוז זמן בהחלטה מה לעשות איתם.
שם שולח ברור ונכון: שם השולח או הארגון צריך להיות ברור ונכון. כתובת שולח כמו hananc@shatil.nif.org.il תגרום קושי למקבלים בגלל הצורך לננחש מי שלח את המכתב ומאיפה. לעומת זאת, שם שולח כמו Hanan Cohen - Shatil תבהיר למקבל מי השולח ומאיזה ארגון נשלח המכתב.
חתימה: למכתבים המופצים לרשימות חייבים להיות "אבא" או "אמא". המקבל חייב לדעת מי שלח את המכתב ומה הן *כל* הדרכים האפשריות ליצור איתו או איתה קשר. פרטו את מספרי הטלפון של הארגון, כולל שלוחה ואם אפשר, גם טלפון נייד.
