אל תשלחו לי רק תמונות או קבצי PDF

בדיחה ישנה ומצחיקה למחצה הולכת ככה:
שאלה: למה שוטרים תמיד הולכים בזוגות?
תשובה: כי אחד רק יודע לכתוב והשני רק יודע לקרוא
ארגונים שולחים באימייל הזמנות לכנסים ואירועים או פרסומים שלהם בצורת קובץ תמונה או בקובץ אקרובט (PDF). השיקול העיקרי שלהם הוא ש"זה ייראה יפה" במקרה של הזמנות או "שלא יוכלו לשחק עם הקובץ" במקרה של מסמכים ופרסומים.

מה הבעיה?
ההנחה הבסיסית של השולחים היא שהמקבלים יודעים רק לקרוא, להדפיס או לשלוח הלאה. הם לא מעלים על דעתם שאפשר לעשות עוד דברים עם הקבצים שלהם, לדוגמא, לפרסם אותם באתר או לצטט מהם במסמכים אחרים.

אי אפשר להעתיק טקסט מתמונה. כמעט בלתי אפשרי להעתיק טקסט בעברית מקבצי PDF. אם רוצים לפרט קצת את תוכן ההזמנה או לצטט חלק מפרסום, אין אלא להקליד מחדש את הטקסט.

בתור מנהל אתר אינטרנט, אני מקבל באימייל הזמנות יחד עם בקשות לפרסם באתר את האירוע. עומדות בפני שתי אפשרויות, או רק להעלות את ההזמנה לאתר ולהוסיף קישור לקובץ או לטרוח ולהקליד את מחדש את תוכנו כגון את שם האירוע וקצת על התוכן. מכיוון שלא חסרה לי עבודה, ואין לי חשק להקליד מחדש טקסט שכבר קיים, לרוב אעלה את הקובץ בלי הרבה פירוט.

מי שנפגע מכך הוא הארגון המזמין כי נוצרת אי בהירות לגבי האירוע. מי שכבר טרח ללחוץ על הקישור לדף על האירוע, צריך לטרוח עוד ולהקליק על הקישור להורדת ההזמנה, דבר שיכול לקחת זמן רב במקרה של קבצים גדולים. אז לא מקליקים ולא באים.

אם מגיע לידי פרסום מעניין ואני מעוניין להפנות את תשומת לב המבקרים באתר אליו, אני צריך להקליד מחדש את שם הארגון, שמות הכותבים, המבוא, או חלק ממנו. שוב, לא תמיד מתחשק לי לעשות את זה והארגון מפסיד עוד חשיפה.

לפעמים אני "מגדיל ראש" ומחפש את האתר של הארגון, ובתוכו את התכנית של האירוע או תיאור של הפרסום כדי שאוכל להעתיק משם ולהדביק אצלי באתר. לרוב גם באתרים של הארגון יימצאו רק שם האירוע וקישור לקובץ. שוב, הפסד חשיפה לארגון.

אבל אני לא לבד. יותר ויותר ארגונים מפרסמים אתרי אינטרנט, משתתפים בפורומים אינטרנטיים וכותבים בלוגים. "סגירת" הטקסט בתמונה או בקובץ PDF מהווים מכשול בפני אלה שבשמחה היו עוזרים לארגון בהפצת ההזמנה או המסמכים.

מה כדאי לעשות?

• כשמפיצים הזמנה לאירוע באימייל, נוסף להצמדת הקובץ צריך גם להדביק לגוף האימייל את תוכן ההזמנה בטקסט.
• כשמפיצים מסמכים או פרסומים, נוסף להצמדת הקובץ צריך גם להדביק לגוף האימייל את כל טקסט ההקדמה והתקציר של המסמך.
• כשמפרסמים באתר האינטרנט של הארגון הזמנות או פרסומים , יש לעשות אותו דבר – לשים על הדף את הפרטים החשובים בטקסט.
• כשמפרסמים באתר מסמכים בפורמאט PDF אפשר גם לפרסם את הפתיחה והתקציר שלהם במסמך Word שממנו אפשר להעתיק ולצטט.