תבנית לתקציב פרויקט

ההוצאות נחלקות בטבלה לפי תחומים: 

1. צוות: עלות כוח האדם הנדרש לביצוע הפרויקט.  חשוב לרשום 'עלויות מעביד', שהן העלויות הכוללות שתצטרכו לשאת בהן כדי לשלם את השכר לחברי הצוות, ולא רק את השכר נטו. למשל – הפקדות לפנסיה, תשלום לביטוח לאומי, דמי הבראה שנתיים, השתתפות בהוצאות רכב, קרן השתלמות ועוד. כדי לחשב את העלות המדויקת, ניתן להשתמש ב'מחשבוני שכר' חינמיים ברשת, במנהל משאבי האנוש או ברואת החשבון שלכם. 
2. פעילות: עלות הפעילות הנדרשת לקיום הפרויקט. חשוב להכניס לכאן כל הוצאה מתוכננת על הפרויקט, משכירת אולם כנסים, דרך שלטי חוצות ועד כיבוד בסדנאות. זכרו להכניס גם עלות 'שווי כסף', כלומר עלויות של שירותים או מוצרים שאתם מתכננים לקבל בהתנדבות או כתרומה. 
3. תפעול שוטף ותקורות: הוצאות שאינן קשורות לתפעול שוטף של הפעילות, אך הן נדרשות כדי שיתקיים מנגנון ארגוני שמאפשר אותה. לדוגמא: אם אתם עושים סדנאות, וצריך מישהו באדמיניסטרציה שיטפל ברישום, או אם אתם מנהלים קהילה דרך הרשת ולשם כך נדרש לשלם לספק אינטרנט ותשתית. 

בטבלת ההכנסות יש לרשום את ההכנסות הצפויות לכם השנה מהגורמים השונים: פילנתרופיה, ממסד, עסקים, הכנסות עצמיות (ממכירה של שירותים או מוצרים), וגם שווי כסף. מומלץ להכניס לתקציב רק הכנסות שיש סבירות גבוהה שאכן יתממשו.