תבנית לדוח סיכום שנה
דוח סיכום שנה הוא כלי שיווקי שמעדכן את השותפים ובעלי העניין, בתוך הארגון ומחוצה לו, על פעילות הארגון בשנה החולפת. הדוח מציג הישגים, אתגרים ותכניות לעתיד. זהו דוח בעל אופי שיווק ובשונה מדוח לתורם הממוקד בתרומה ספציפית דוח סיכום שנה מציג את כלל הפעילות ומטרתו להמחיש שהארגון חי, פעיל ומשפיע.
איך דוח סיכום שנה מקצועי יחזק את הקשר עם תורמים ושותפים?
דוח סיכום שנה מקצועי יוצר תקשורת רציפה ואמינה עם תורמים ושותפים, מציג את הישגי הארגון, השפעתו ואתגרים שעבר, וממחיש את התועלת שבתמיכתם. באמצעות דוח מעוצב וברור ניתן לחזק את הקשר, להעמיק את תחושת השותפות ולהגביר את המחויבות להמשך התמיכה בארגון.
מתי מתאים לשימוש?
הדוח מתאים לסיום השנה האזרחית או בסיום שנת פעילות משמעותית בארגון
דו"ח סיכום שנה הוא כלי שיווקי, וככזה – הויזואליות שלו חשובה לא פחות מהתוכן. הוא צריך להיות מאיר עיניים, צבעוני, מלהיב וקל לקריאה.
השתמשו בתמונות – צלמו תמונות של קהל היעד וחברי צוות בזמן פעילות, וקשרו אותן לטקסט.
ויזואליזציה – השתמשו באינפוגרפיקה. הציגו נתונים בצורה גרפית בכל מקום שיכול להחליף רשימות – שרטוטי פאי, גרפים ודיאגרמות שונות; השתמשו באייקונים (רק כאלה שברור למה הכוונה) ובחלוקה לצבעים.
השקיעו בעיצוב – דו"ח סיכום שנה הוא מסמך מספיק חשוב כדי להוציא לעיצוב מקצועי, ואפשר גם להשתמש בכלים חינמיים מצוינים כמו קנבה.
סיכום השנה בקצרה
הוקרה והערכה לעוסקים במלאכה
פסקה קצרה על התוכניות להמשך
תונים כמותיים המוצגים באינפוגרפיקה צבעונית ומעניינת.
נתונים כמותיים לדוגמה:
מספר משתתפים, מספר תוכניות, מספר מתנדבים, מספר פעילויות, מספר שותפים חדשים, מספר מקומות פיזיים, מספר שיתופי פעולה, גידול / צמצום במספרים, וכיו"ב.
נתונים איכותניים שמבטאים הערכה של הפעילות שלכן השנה, בדגש על האימפקט: מה קרה בעקבות הפעילות ואיזה שינוי הצלחתם לייצר.
נתונים איכותניים לדוגמה:
מגמות שזיהיתם, כישלונות שחוויתם המעידים על צורך או פתרון חדש, אדפטיביות ארגונית – איך נתקלתם באתגר וצלחתם אותו, מה עשיתם עם המידע, איך הפכתם אותו לתובנות, איך תשתמשו בו הלאה וכו'.
פרסים, הישגים, מענה לאתגרים, נסיעות לחו"ל – דברים נפלאים שקרו לכם השנה ומאירים באור חיובי את הפעילות שלכם.
סיפור אישי של מישהו שעבר תהליך בארגון, ציטוטים של משתתפים או פעילים, רצוי סיפור הצלחה מעניין. אם אין כאלה – אז ספרו על תהליך משמעותי שעבר על חבר או חברת צוות, מתנדב או שותף.
לא לשכוח תמונות. ואם לא אפשרי להציג תמונה של מי שסיפרתם עליו: צלמו אותו מאחור, צלמו את הפעילות והציגו את שמו בראשי תיבות, טשטשו פנים.
מה אתם מתכננים הלאה, בדגש על התפתחות ודינמיות, כגון: תוכניות חדשות, שינויים מעניינים בפעילות, תוספות מתוכננות, אנשים חדשים וכיו"ב. הציגו תקווה ואופטימיות.
הזמנה לעשות משהו: תרמו לנו, הצטרפו אלינו, התנדבו, הרשמו, או כל דרך אחרת לקחת חלק בפעילות הארגון.
אם זה משרת אתכם, הציגו גם את התקציב הארגוני של השנה החולפת. הדבר מראה שקיפות ואמינות, ונותן לקורא תחושה שהוא מעורב במה שקורה בליבת הארגון.
אפשר להציג את התקציב לפי חלוקה של הכנסות (תרומות, תמיכות, מקורות מימון) והוצאות (פרויקטים, הנה"כל), או את התקציב המתוכנן לשנה הבאה, אם אתן רוצות להראות גידול מתוכנן. ובכל מקרה – באינפוגרפיקה מקוצרת ומאירת עיניים.