מתווה לשיחת הערכה תקופתית

העובד מגיע לשיחת ההערכה בדרך כלל בהתרגשות או במתח מסוים. כדי לאפשר שיח אותנטי ומשמעותי, כדאי לפתוח את השיחה בהפחתת המתח, ביצירת אווירה חיובית, ובציון מטרת השיחה ומה צפוי לקרות בה.

דוגמה:

"מה נשמע?
אנחנו נפגשים כדי לדבר על הביצועים שלך בשנה החולפת ולהגדיר יעדים לשנה הבאה.

זאת הזדמנות בשבילנו ללמוד מה עובד יותר ומה פחות, מה כדאי לשמר בעבודה שלך, מה לשפר ואיך.

אציג לך איך אני רואה את הדברים מנקודת המבט שלי, ואשמח לשמוע גם את שלך.

זה יכול להרגיש קצת מביך או מרגש, אבל חשוב לי שנדבר בפתיחות."

בתחילת השיחה נשמע מה יש לעובד או לעובדת להגיד על הביצועים שלהם בשנה החולפת.

הדבר מסייע להפוך את השיחה לדיאלוג לעומת מונולוג, וגם עוזר למנהלת לאמוד מראש אם צפויים פערים משמעותיים שעליהם כדאי לתת את הדעת בשיחה.

שאלות לדוגמה:

איך את מסכמת את העבודה שלך בשנה שחלפה?

מבין הפרויקטים או המשימות שלך בשנה האחרונה, ממה את מרוצה במיוחד וממה פחות?

מה הצלחת להשיג ומה לא השגת? למה?

הישגים והצלחות: ציינו תחומים בהם העובד הצטיין או הגיע להישגים יפים. תנו דוגמאות והסבירו באיזה אופן זה תרם לצוות או לארגון.

תחומי שיפור: ציינו תחומים בהם יש צורך בשיפור בביצועים, בגישה עניינית ולא בצורה שיפוטית, תוך שימוש בדוגמאות.

משוב לגופו של עניין: דברו על ההתנהגות, ולא על האישיות או על התכונות של העובד. למשל, במקום להגיד: "אתה מזלזל בעבודה" התייחסי להתנהגויות הבעייתיות: "שמתי לב שאתה מגיע באיחור פעמים רבות, והשתתפת רק בשתי ישיבות צוות השנה".

לא 'להציף': בחרו כמות מידע שניתנת לעיכול. התייחסו במשוב רק להתנהגויות שניתן לשנות, אין טעם לציין נקודות לשיפור בדברים שאין ביכולתו של העובד לשפר. אם יש לכם יותר מדי נושאים לשיחה, תוכלו לחלק את השיחה לשני מפגשים.

דיאלוג: נסו ליצור דיאלוג עם העובד תוך כדי מתן המשוב, ולא להקריא את הציונים בצורה טכנית מהטופס. מומלץ לעצור מדי פעם כדי לוודא שהעובד הבין על מה מדובר.

אופטימיות: העבירו מסר של אמונה ביכולתו של העובד לשפר את ביצועיו היכן שצריך.

תנו לעובד הזדמנות להגיב למשוב – עודדו אותו לשתף במחשבותיו או רגשותיו. תוכלו לשאול: "איך אתה רואה את הדברים מנקודת המבט שלך?" או: "אתה רוצה להתייחס לדברים שאמרתי?"

• חשוב להקשיב בסבלנות ולוודא שנקודת מבטו של העובד מובנת לך.
• נסו להבין יחד מה הסיבות לביצועים חלקיים או לא מספקים.
• אם העובד לא מסכים למשוב – מהתנצחות והאשמות, אלא נסו לברר מה מקור הפער בתפיסות.
• שמרו על פתיחות לנקודת המבט של העובד. ייתכן שהוא אומר דברים חשובים שלא ידעת או ששכחת. מותר גם לשנות את דעתכם בהתאם, אבל לא בהכרח. ההחלטה על הדירוג היא של המנהל.ת.
• במקומות שיש בהם פערים – הבהירו ציפיות בצורה ברורה. ככל שנתייחס לתוצאות באופן קונקרטי ולהתנהגויות המצופות – כך יהיה קל יותר לתאם ציפיות.

כעת – לאחר שהמשוב ניתן, דברים הובהרו, פערים זוהו וציפיות תואמו – ניתן לתכנן קדימה ולהגדיר יעדים לשנה הבאה.

את היעדים חשוב לקשור לתוכנית העבודה, אך גם לדברים שעלו בשיחה: האם יש תחומים שצריך לשפר בהם את הביצועים, ואם כן – מה נדרש לעשות לשם כך?

חשוב לברר עם העובד למה הוא זקוק כדי להצליח לשפר את הביצועים שלו. בדקי כיצד כמנהלים ישירים תוכלו לסייע לו להתפתח ולעמוד ביעדים שלו.

שוחחו עם העובד על איך הוא רואה את העתיד שלו בארגון, לאיזה כיוונים הוא רוצה לראות את עצמו מתפתח? מה עליו לעשות לשם כך, ולמה הוא זקוק ממך כמנהל.ת?

מדגישים נקודות עיקריות שעלו: נושאי שיפור, שימור ויעדים לשנה הבאה, כולל מה אתם כמנהלים לוקחים על עצמכם ומה ניתן לעשות כדי לתמוך בהתפתחות הנדרשת.

כדאי לתאם כבר כעת את הפגישה הבאה שלכם באמצע השנה כדי לראות איך העובד מתקדם ביעדים שלו.