כלי ניהול
מתווה לישיבת צוות טובה
המתווה מציע שיטה מובנית לתכנון ולניהול ישיבות אפקטיביות: ישיבות שממוקדות במטרות, מקדמות משימות ומחזקות את שיתוף הפעולה בצוות.
באמצעות המתווה תוכלו להגדיר מטרות, לתכנן את הישיבה, להתאים את הפעילות, לאפשר דיון בין אנשי הצוות ולעקוב אחר ביצוע ההחלטות.
איך ישיבות צוות אפקטיביות תורמות להצלחת הצוות?
ישיבות צוות אפקטיביות תורמות להצלחת הצוות בשני מישורים מרכזיים: קידום המשימה וחיזוק היחסים. הן ממקדות את השיח במטרות ויעדי הצוות, מקדמות את הביצוע באופן יעיל, ובמקביל יוצרות מרחב של שותפות, הקשבה ואחריות הדדית.
מתי מתאים להשתמש במתווה?
בישיבות צוות קבועות, במיוחד כאשר חשוב לשמור על מיקוד, לקדם משימות ולהגביר את שיתוף הפעולה בין חברי הצוות. מומלץ לקיים את הישיבות בפרקי זמן קבועים, ולא לוותר גם בתקופות של עומס. זאת כדי לשמור על שגרת עבודה משותפת, ולמקד בעשייה מכוונת מטרות.
רגע לפני, הגדירו מטרות ולוח זמנים
הגדירו את מטרות הישיבה. רצוי להתייחס לשני היבטים: קידום המשימות, וטיפוח היחסים בין חברי הצוות.
הכינו לוח זמנים בהתאם למטרות, ושלחו לכל המשתתפים זימון, כולל מטרת הישיבה. הזמינו אותם להציע לכם מראש נושאים אחרים שחשוב להם להעלות.
01
פתיחה
א. הצגת מטרות הישיבה
ב. סבב "צ'ק אין"
"הצ'ק אין" כולל סבב פתיחה בו משתתפים כל חברות וחברי הצוות. מטרתו לאפשר חיבור ואמפטיה, ליצור מעבר בין פגישות או לכוון את הצוות לנושא המרכזי.
דוגמאות לשאלות סבב לצ'ק אין
מה "מזג האוויר" (רגשות, מצב פיזי) האישי שלי היום?
מה הדבר שמעסיק אותי ואני בוחרת לשים אותו בצד כדי להתפנות לישיבה?
ספרו על הישג קטן אחד בעבודה השבוע.
ספרו על משימה או פרויקט מעניין או מלהיב שאתם עובדים עליו.
02
עדכונים
(אופציונלי)
זה הזמן לשתף בקצרה את הצוות בעדכונים חשובים, כמו – הצטרפות או עזיבה של חברי צוות, כנסים או הפגנות שהארגון מתכנן, או שינוי ארגוני צפוי.
ניתן גם להקדיש זמן קצר אך קבוע כדי לעסוק בנושא שחשוב לכם לקדם, כמו מעקב אחר תוכניות עבודה, מעורבות במימון המונים וכיו"ב. זה יכול לעזור לבסס ערכים חשובים, לקדם מהלכים ארגוניים, להכניס מסורת צוותית, ולסנכרן.
שימו לב: אין להקדיש לחלק זה נתח גדול מזמן הישיבה. מטרת ישיבת צוות איננה לדווח עדכונים.
03
הנושא המרכזי
הנושא המרכזי ייגזר ממטרות הישיבה שהוגדרו מראש.
להלן כמה רעיונות לפעילות בישיבת הצוות, בהתאם למטרות שונות.
בכל אחד מהם יש לאפשר השתתפות ומעורבות של חברי הצוות בדיון
| קידום יעדים וחיבור לתוכנית העבודה |
|
| פתרון בעיות |
|
| למידה |
|
| גיבוש הצוות |
|
| חיזוק העבודה המשותפת |
|
04
סיכום מעשי
אקשן אייטמס (Action items): מה המשימות שיש לבצע, כולל דדליין ומי אחראי או אחראית לבצע – חשוב לרשום.
היפרדו בנועם והודו למשתתפים ולמי שהציגו דברים.
שלחו סיכום קצר של האקשן אייטמס שרשמתם.
איך להימנע ממלכודות?
- כדי לא להיסחף לנושאים אחרים – קבעו מטרות וסדר יום ברור כולל זמנים, והיצמדו לסדר היום המתוכנן.
- הישיבה הופכת לנאום ארוך של המנהלת – תפקיד מנהל הצוות להוביל את הישיבה, אבל חיוני לאפשר לחברי הצוות לבוא לידי ביטוי. לכן – ודאו שיש לכם בתוכנית מקומות שבהם חברי הצוות מוזמנים לבטא עצמם ולהקשיב זה לזה.
- אין שגרת ישיבות כי הן מתבטלות – הקפידו על ישיבת צוות בזמנים קבועים, כן, גם בתקופות לחץ.
לנה צ'רביצ'ניה
כלים נוספים
